Как да вредем ред в офиса си: съвети за счетоводители
Счетоводните кантори са толкова затрупани в документи и официални книжа, че да организираш всичко така, че да бъде удобно и лесно за намиране, е жизненоважно за тяхното функциониране. Освен това, всички тези документи са от съществено значение за вашите клиенти и вие отговаряте за тяхното опазване. Затова съм приготвил няколко съвета, които могат да ви бъдат от полза при организирането на вашия офис.
- Не пазете ненужни документи
Както споменах, а и със сигурност вече знаете, счетоводните кантори преливат от документация. И точно затова не трябва да пазите документи, които не са необходими или важни.
Някои ръководители и служители не могат да идентифицират какво наистина е важно и си струва да бъде запазено и в крайна сметка запазват всичко. Това заема много място и още повече е объркващо, когато става въпрос за намирането на други документи, които са наистина важни.
Затова винаги когато подавате клиентски документи, погледнете по-отблизо, за да разберете какво наистина трябва да се пази. - Разделете всичко по имена и цветове
Когато говорим за разделяне по имена и цветове, ние искаме да оставим папка само за служителите на компанията, а даже и отделни чекмеджета за фирми с голям брой служители.
Отделете документите от финансовите отчети, разписки и прочие и от отдела за персонал и данъци. Когато тези документи са разделени на папки с различни цветове, например, зелените папки са за финансови документи, а червените папки са за документи на персонала, е по-лесно да ги идентифицирате. - Не натрупвайте документи на маси
Обичайно в счетоводните бюра са пълни с папки и документи, тъй като се нуждаете от тях, за да изпълнявате някои задачи.
Важно е веднага след като приключите работата с папка с документи на определен клиент да я държите на правилното място. По този начин бюрото ще бъде удобно и това дори ще увеличи продуктивността ви. - Сканиране на документите
Някои документи могат да бъдат сканирани, така че не е необходимо да ги пазите в оригинал. Разбира се, това се отнася само за документи, които нямат подписи и не са договори.
В днешното време на дигитализация е удобно и съвсем уместно да се адаптирате към този начин на архивиране на документи.