Как да изпращаме прикачени файлове?

Какво толкова, ще кажете. Не е голяма наука. Избирате файла, който искате да изпратите, и го прикачвате в писмо със съответен получател. Да, ама не, ще отвърна аз. Има някои тънки, но съществен особености, които са логични, но и безизвестни. За тях малцина се сещат да говорят, затова аз реших да дам няколко съвета по темата, които се надявам да са ви от полза.

file-sharing-folderИмето на файла.

Представете си, че вие сте търговец и получавате фактури на е-пощата си. Всеки от вашите доставчици ежемесечно или ежеседмично ви прикачва pdf с наименование “фактура” или “faktura”. Няма ли да ви омръзне в един момента да преименувате всеки файл, който искате да запазите на компютъра си? Не рискувате ли неволно да копирате един файл върху друг? Аз мисля, че да. Затова в този случай препоръчвам да кръщавате файловете си по сходен на следния начин: “f-ra-531-22.12.14-Star.bg”. Важно е да има номер на фактурата, дата и име на фирмата ви, за да си гарантирате уникалност на името на файла. По този начин, събирайки всички фактури в една папка, те се подреждат по номер и съответно хронологично, а търсенето на точно определен документ се улеснява значително. Можете да си изработите подобни шаблони в различни ситуации, а не само в посочена. Най-важно е името на файла ви да “говори” и да е подбрано правилно. Мислете и от гледна точка на получателя, а не само от ваша като изпращач.

Големина на файла.

Може би не се сещате да гледате големината а файловете, които изпращате, но е хубаво да придобиете този навик. Има хора, които получават десетки писма ежедневно, а каквато и поща да ползват – тя си има лимит. Пращайки писма и прикачени файлове, по-големи от 1 МВ, вие затрупвате чуждата поща и изчерпвате капацитета й. В такива моменти е хубаво да се научите да ползвате файлообменни сайтове. Имате не един и два избора, сред които abv dox, dropbox, google drive и т.н.

Google+ Comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *