Как да изпращаме прикачени файлове?
Какво толкова, ще кажете. Не е голяма наука. Избирате файла, който искате да изпратите, и го прикачвате в писмо със съответен получател. Да, ама не, ще отвърна аз. Има някои тънки, но съществен особености, които са логични, но и безизвестни. За тях малцина се сещат да говорят, затова аз реших да дам няколко съвета по темата, които се надявам да са ви от полза.
Името на файла.
Представете си, че вие сте търговец и получавате фактури на е-пощата си. Всеки от вашите доставчици ежемесечно или ежеседмично ви прикачва pdf с наименование “фактура” или “faktura”. Няма ли да ви омръзне в един момента да преименувате всеки файл, който искате да запазите на компютъра си? Не рискувате ли неволно да копирате един файл върху друг? Аз мисля, че да. Затова в този случай препоръчвам да кръщавате файловете си по сходен на следния начин: “f-ra-531-22.12.14-Star.bg”. Важно е да има номер на фактурата, дата и име на фирмата ви, за да си гарантирате уникалност на името на файла. По този начин, събирайки всички фактури в една папка, те се подреждат по номер и съответно хронологично, а търсенето на точно определен документ се улеснява значително. Можете да си изработите подобни шаблони в различни ситуации, а не само в посочена. Най-важно е името на файла ви да “говори” и да е подбрано правилно. Мислете и от гледна точка на получателя, а не само от ваша като изпращач.
Големина на файла.
Може би не се сещате да гледате големината а файловете, които изпращате, но е хубаво да придобиете този навик. Има хора, които получават десетки писма ежедневно, а каквато и поща да ползват – тя си има лимит. Пращайки писма и прикачени файлове, по-големи от 1 МВ, вие затрупвате чуждата поща и изчерпвате капацитета й. В такива моменти е хубаво да се научите да ползвате файлообменни сайтове. Имате не един и два избора, сред които abv dox, dropbox, google drive и т.н.